同時管理多個專案，卻感覺沒有取得成果

如果你曾經參加過專案管理課程，你應該已經學會按時並控制預算完成專案所需的知識與技能。你也學習到如何透過團隊成員完成工作，而這些成員可能是所謂的「志願者」，他們被指派加入你的專案團隊，但並不直接向你報告。你其實已經具備執行專案所需的能力。

然而，當你同時負責多個專案時，情況會如何呢？這些有效的方法依然適用，但當你需要同時處理許多不同進度、且重要性與緊急程度各不相同的事項時，很容易感到難以負荷。所有事情看起來都很重要，最後你可能會陷入像「打地鼠遊戲」一樣的工作模式只處理當下最吵、最急著需要解決的問題。

當手上的專案越來越多，你所承受的焦慮與壓力也會隨之提升。即使完成了一項任務，也很難感到滿足，因為你同時還在處理許多其他工作，始終感覺沒有真正完成或告一段落。

隨著你在職涯中逐漸成長，並承擔更多責任，自然而然會接觸到（或被指派）越來越多的專案。你可能不想拒絕這些任務，因為你希望被視為一位願意貢獻的成員。但面對多項專案同時進行時，如何才能有效掌握進度，而不讓自己陷入過大的壓力？以下三項問題解決的技巧可以幫助你有效應對：

不要急著說「好」

如果你感到不堪負荷，可能是因為你認為自己無法說「不」。學習不要馬上回答「好」，而是先給自己一些時間，評估這項任務是否適合加入目前的工作安排。這不代表你不願意配合，而是代表你能夠理性管理自己的時間與資源，做出更明智的選擇。

無論是誰提出請求，都可以練習採用延後回應的方式。例如可以說：「這聽起來是一個很棒的機會，謝謝你的邀請。我想先確認一下目前已經承諾的工作安排，再評估是否有足夠的時間與資源來配合。」

如果主管希望你接手新的任務時，可以保持積極配合的態度，但同時也要提出現實的考量。例如：「我很樂意接下這項任務，但目前您交辦給我的另一項工作可能需要延後完成。想請問您，這幾件事情中哪一項是最優先需要完成的？」

建立優先序的篩選機制

當你同時管理多個專案任務時，應建立一套明確的優先排序標準，以便對每個任務進行權衡：

請與主管確認哪些專案對他們以及組織而言最為重要，並依照主管的考量與期待，安排工作的優先順序。

判斷哪些人的請求需要優先處理，例如哪些電話應立即接聽，哪些電話則可以暫時轉至語音信箱，待適當時間再回覆。

判斷不同專案之間的優先順序，確定哪一項專案應優先處理，才能確保自己專注在最重要的工作上。

留意即將到來的截止日期，因為隨著期限接近，某些任務的重要性與優先順序可能會隨之提高。

安排最高優先順序的任務

人們通常喜歡快速看到成果，因此容易傾向先處理簡單的任務。雖然完成這些工作並在清單上打勾會帶來成就感，但實際上，我們並沒有真正推動重要工作的進展。

列出目前所有已承諾要完成的工作任務，並估算每項任務所需的完成時間。由於幾乎所有事情實際花費的時間都可能比預期更長，因此建議額外預留至少 20% 的緩衝時間。接著，將每項任務安排進行事曆中，並像保護與主管的重要會議一樣，確保這些時間不被輕易挪用。

同時進行多個項目是可以的。你可以努力工作，追求快速完成任務。但不要讓別人只記得你善於同時處理許多事情，而要讓人看見你能交付高品質的成果。全神貫注於每一項任務，並將注意力放在真正重要的事情上。

真正的目標不是讓自己忙於同時處理許多事情，而是真正完成重要的工作。當你保持專注，就能重新感受到工作的掌控感，也再次感受到成功與成就。