持續被打斷，導致重要工作無法完成
「嘿，你現在方便抽空一分鐘嗎？」
你其實沒有空閒時間，但又不想顯得失禮，因此你回應：「可以啊，你需要什麼？」但實際上，對方所提出的請求從來不會「僅僅」需要一分鐘，而且會打斷你原本正在進行的工作節奏。有研究指出，人們可能需要花費長達 23 分鐘才能重新恢復專注；如果這次中斷讓你轉而處理另一項全新的工作，恢復專注所需的時間還會更久。
如果你在辦公室工作，你很容易受到那些走到你辦公桌旁、臨時找你討論事情的人的影響。如果你是遠距工作，干擾可能來自於電話、視訊通話，甚至是吵鬧的寵物或送貨人員。這些中斷或許都是合理的，但它們會分散你完成最重要優先事項所需要的專注力。一套簡單的工作安排方式，可以幫助你重新掌握主導權，而不是讓別人決定你的時間安排。
先安排自己的優先事項
在每週開始時，先規劃出需要專心工作的時間，留給那些最重要的專案與任務。將這些時間安排進行事曆，並像面對主管或客戶的會議一樣，不輕易被其他事情取代。當有人想在這段時間找你討論事情時，你可以回覆：「我 9:00 已經有安排了，不過 10:00 我可以，你覺得這時間可以嗎？」你仍然答應了對方的需求，但同時也運用自己事先安排好的時間，保護原本安排好最重要的工作優先順序。
主動回應他人對你時間的請求
當有人在你需要專注時找你，可以建議另約時間，但必須由你主導掌控權。在辦公室裡，你可以說：「我現在沒辦法講話，不過一個小時後我有大概十分鐘的空檔。我 11 點去你辦公室找你，這樣可以嗎？」透過明確給出時間長度（十分鐘），你就已經對自己能談多久設定好了預期。直接去他們的辦公室，會比你想辦法請他們離開你的辦公室，還要更容易在時間到時抽身。
遠端辦公也是同樣的道理。當有人傳訊息想找你連線時，可以準備一個簡短的回覆：「現在沒辦法聊，但我整點有十分鐘的空檔。如果你有空，我到時候打給你。」同樣地，你這是在設定時間預期，並能在連線時派上用場。大約聊到第八分鐘時，直接說：「好，我兩分鐘後得下線了，所以我們得把這件事收尾，或者我們可以明天再約個簡短的通話來談完。」幾乎在所有情況下，他們都會選擇直接收尾，而不是要求第二次通話。
溝通流程
考慮在你的辦公室門口放個告示牌（或設定數位自動回覆訊息），讓大家知道你什麼時候有空。當你正在忙碌時，可以說：「正在趕重要期限，中午有空。」當你有空時，可以說：「下午 2 點前有空，歡迎進來討論。」你你希望自己能持續保持可被找到與協助他人的狀態，但不代表必須隨時立即回應。當大家了解你這些指示牌的運作方式後，他們就能學會如何在最適合的時機與你溝通，並獲得你完整的注意力。
當然，這些建議適用於那些能夠在一天當中自主安排工作內容的人。如果你是一名救護人員或客服人員，隨時處理突發事件本身就是你工作的一部分。大多數情況下，關鍵在於清楚了解自己的優先事項，提前安排好重要任務，並利用這些安排幫助自己適時說「不」，確保自己能持續按照原定方向前進。