與直屬員工的一對一會談發揮最大效益
假設你獲得 10,000 美元，並請你用這筆資金進行投資，並以在長期內獲得最大的回報。五年後，你可以保留所有投資收益。這樣你會花多少時間進行這項投資？
一對一會談也是如此。這是你投入時間了解與培育員工，並獲得最大效益的機會，論對你、組織，或團隊成員都能帶來價值。當一對一會談執行得好時，你會建立更好關係、培養信任、激發員工動力，同時大幅增加人才留任的可能性。
當你有效培育團隊成員時，團隊的成功將能呈現倍數成長，而一對一會談就是實現這個目標最有力的方法。
以下提供幾種方式，幫助你讓一對一會談發揮最大影響力：
重視一對一會談的價值
這些會議應該是你和你的員工每週最重要的交流時間。你正在投資他們的成功和成長，而這正是你能從團隊中獲得最高投資回報的時刻。
因此，固定安排並持續進行一對一會談非常重要。如果你只有在員工遇到問題時才找他們溝通，反而會讓他們感到缺乏動力。不要因為臨時發生的事情就取消會談，因為這會傳達出一個訊息：「有其他比你更重要的事情發生了」。此外，請務必準時參與會談。準時出現其實傳遞了一個無聲的訊息：「我很期待與你會談。」
事先建立會談的期待
在第一次一對一會談時，先讓員工了解這場會談的目的與預期內容。這不是用來報告工作進度的會議（進度更新可以透過電子郵件或其他會議去處理）。這是一個加深彼此關係，以及協助員工自我發展的機會。你們將聚焦於更重要的議題，例如職涯發展、新的洞察、想法、目標、挫折，以及績效回饋等，這些內容能幫助他們立即調整思考方式與行動方式。這是你協助員工成長的重要機會，而員工能持續成長，通常是一件能帶給他們動力的事情。
排除所有干擾因素
保持 100% 的專注，將手機放在房間另一端，避免它干擾你們之間的對話。如果是進行線上會談，請讓對方明確看見你將手機放到一旁。同時，在會談期間關閉電腦通知，確保自己能全心投入這場對話。你想傳達的是：「這是你的時間，我非常重視它，因此我會排除所有可能造成分心的因素。」
打造自在但有意義的會談架構
務必事先做好準備，確保這不只是一次單純的聊天，而是一場能產生成果、並讓雙方都受益的交流。
請參考以下項目中的內容：
- 從真誠肯定員工開始，針對你觀察到值得肯定的事情給予認可。
- 敏銳察覺他們目前的狀態。不要直接問你最近好嗎？，因為他們通常會回「挺好的」。可以改問：「如果用1到10分來衡量，你今天感覺如何？」 如果分數偏低，要表示理解，不要追問。確保他們在適當的情況下能夠安心地分享。
- 邀請他們提供意見，例如：「我們目前是否專注在正確的事情上？」不要反駁他們的任何觀點，只需認真傾聽並理解。你的目的是向他們學習。
- 檢視他們在重要事項上的最新進展，以確保年度績效評估時不會出現任何意外。
- 讓自己發言的時間只佔10-20%，其餘80-90%的時間用來提問和傾聽。
- 請員工準備一份他們希望討論的事項清單。.
- 每次會議結束時，都要用簡單地表達感謝去做收尾。感謝他們本人，感謝他們投入的工作，或感謝他們對團隊的獨特貢獻。
一對一會談不是用來做績效管理的會議，也不是讓你給予員工指示，或過度管理他們工作的時間。這是一個建立真正關係的機會，而這段關係對員工的成功與身心狀態至關重要。思考你可以如何與這個人合作，在完成工作目標的同時，深入了解他們更深層的目標、動機和顧慮。
換句話說，請以你希望主管對待自己的方式來對待你的員工，把他們當作重要的合作夥伴，一起共同努力為組織取得有意義的成果。
這將會是你在職場中做過最值得的投資！